El trabajo a distancia ha normalizado situaciones que hace unos años eran poco habituales: empleados que trabajan desde una segunda residencia, que prolongan una estancia fuera de su domicilio mientras continúan conectados o que, temporalmente, prestan servicios desde otro país.
Sin embargo, que el trabajo pueda realizarse técnicamente desde prácticamente cualquier lugar no significa que la persona trabajadora pueda modificar libremente el lugar desde el que presta sus servicios.
La normativa sobre trabajo a distancia exige prestar especial atención al acuerdo alcanzado entre empresa y trabajador, a las condiciones en las que se desarrolla la prestación y a cuestiones que pueden afectar, entre otras materias, a la prevención de riesgos laborales, la protección de datos, la Seguridad Social o la fiscalidad.
El lugar de trabajo a distancia debe estar definido
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia exige que el trabajo a distancia regular se formalice mediante un acuerdo escrito entre empresa y persona trabajadora.
El artículo 7 de esta norma establece el contenido mínimo obligatorio del acuerdo. Entre otros extremos, deben identificarse el centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora y el lugar elegido para desarrollar el trabajo a distancia.
Por tanto, disponer de un régimen de teletrabajo no significa necesariamente poder prestar servicios desde cualquier ubicación sin comunicarlo previamente.
Además, el artículo 8 de la Ley 10/2021 establece que las modificaciones de las condiciones recogidas en el acuerdo de trabajo a distancia deben ser objeto de acuerdo entre empresa y persona trabajadora y formalizarse por escrito. Esta exigencia refuerza la importancia de no alterar unilateralmente las condiciones inicialmente pactadas.
Trabajar ocasionalmente desde una segunda residencia puede parecer una cuestión menor, pero desplazarse de manera habitual a otra ciudad o prestar servicios temporalmente desde otro país puede tener consecuencias jurídicas que justifican que la empresa conozca y, en determinados casos, autorice ese cambio.
¿Puede trabajarse desde el lugar de vacaciones?
Conviene distinguir entre dos situaciones diferentes.
Durante las vacaciones, la persona trabajadora no tiene obligación de prestar servicios. El ordenamiento reconoce expresamente el derecho a la desconexión digital, tanto en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores como en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Además, el artículo 18 de la Ley 10/2021 reconoce específicamente este derecho en el ámbito del trabajo a distancia y exige a las empresas elaborar una política interna que defina sus modalidades de ejercicio.
Una situación distinta se produce cuando el trabajador se desplaza a otra localidad y, antes o después de sus vacaciones, continúa teletrabajando desde allí.
En esos casos habrá que atender a lo establecido en el acuerdo de trabajo a distancia, en las políticas internas de la compañía y, en su caso, en el convenio colectivo aplicable. Si se ha fijado expresamente un domicilio o lugar determinado de prestación, modificarlo unilateralmente puede generar un incumplimiento de las condiciones pactadas.
Trabajar desde otro país añade nuevas implicaciones
La cuestión adquiere especial relevancia cuando el trabajador decide prestar servicios desde el extranjero.
Aunque el desplazamiento sea temporal, pueden aparecer consecuencias adicionales relacionadas, entre otras materias, con:
- Las obligaciones en materia de Seguridad Social;
- La posible aplicación de normas laborales del país desde el que se trabaja;
- La fiscalidad de la persona trabajadora y de la empresa;
- Los requisitos migratorios o de residencia;
- La prevención de riesgos laborales;
- La protección de información confidencial y datos personales.
En materia preventiva, la Ley 10/2021 obliga a garantizar también a las personas que trabajan a distancia una adecuada protección en materia de seguridad y salud, en conexión con las obligaciones previstas en la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales.
Por ello, cada vez resulta más recomendable que las compañías dispongan de procedimientos internos para solicitar y, en su caso, autorizar temporalmente el trabajo a distancia desde otro país.
¿Puede la empresa saber desde dónde se está conectando un empleado?
Las empresas disponen de facultades de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales. El artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores reconoce expresamente esta facultad, pero exige que se ejerza respetando la dignidad de la persona trabajadora.
A su vez, el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a la intimidad frente al uso de dispositivos digitales y sistemas de geolocalización.
Por tanto, las facultades de control empresarial no son ilimitadas.
La utilización de herramientas tecnológicas que permitan conocer la ubicación de una persona trabajadora debe respetar los principios de necesidad, idoneidad, proporcionalidad y transparencia, así como la normativa de protección de datos.
Geolocalización, dirección IP y dispositivos corporativos
En un entorno de trabajo digital existen diferentes medios técnicos que pueden proporcionar información sobre el lugar desde el que una persona está prestando servicios: direcciones IP, registros de acceso, sistemas corporativos de seguridad o dispositivos con funciones de geolocalización.
La existencia de estas posibilidades técnicas no significa que cualquier dato pueda utilizarse libremente para controlar a los trabajadores.
El artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018 regula específicamente la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral. Antes de utilizarlos, la empresa debe informar de forma expresa, clara e inequívoca a las personas trabajadoras y, en su caso, a sus representantes acerca de la existencia y características de estos dispositivos, así como de los derechos que les corresponden en materia de protección de datos.
Además, los convenios colectivos pueden establecer garantías adicionales en materia de derechos digitales, de acuerdo con el artículo 91 de la misma Ley Orgánica.
Por ello, la capacidad técnica para obtener información sobre la localización de un trabajador no equivale, por sí sola, a una habilitación jurídica para utilizarla con cualquier finalidad.
¿Puede haber consecuencias disciplinarias?
Trabajar desde una ubicación diferente a la inicialmente acordada no supone automáticamente la existencia de un incumplimiento laboral.
Las posibles consecuencias dependerán de las circunstancias concretas: lo establecido en el acuerdo de trabajo a distancia, las instrucciones comunicadas por la empresa, la duración y relevancia del cambio de ubicación y el régimen disciplinario aplicable.
No es lo mismo trabajar puntualmente desde otro domicilio sin alterar las condiciones esenciales de la prestación que trasladarse durante un periodo prolongado a otro país pese a existir una prohibición expresa o sin seguir el procedimiento interno de autorización establecido por la empresa.
El artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores establece que las personas trabajadoras pueden ser sancionadas por incumplimientos laborales de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones prevista en la normativa y, especialmente, en el convenio colectivo aplicable.
Por ello, antes de adoptar una decisión disciplinaria es necesario analizar no solo la conducta de la persona trabajadora, sino también la proporcionalidad de la medida y la legalidad de los mecanismos empleados para comprobar el posible incumplimiento.
La importancia de establecer reglas claras
El crecimiento del trabajo a distancia hace especialmente recomendable que las empresas regulen de forma expresa cuestiones que hasta hace pocos años apenas tenían relevancia práctica.
Una política de teletrabajo correctamente diseñada debería determinar, entre otras cuestiones, los lugares desde los que pueden prestarse servicios, si es necesaria una autorización para modificar temporalmente la ubicación, qué procedimiento debe seguirse para trabajar desde el extranjero y qué sistemas de control puede utilizar la compañía.
También resulta aconsejable coordinar estas políticas con las obligaciones relativas a desconexión digital, prevención de riesgos laborales, protección de datos y seguridad de la información.
Contar con reglas claras aporta seguridad jurídica tanto a la empresa como a las personas trabajadoras y reduce significativamente el riesgo de conflictos posteriores.
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